Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to kluczowy obowiązek każdego pracodawcy, mający na celu zapewnienie zgodności z przepisami prawa pracy oraz ochronę interesów zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Dokumentacja ta obejmuje akta osobowe oraz inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy, które muszą być prowadzone w sposób rzetelny i zgodny z obowiązującymi przepisami.

Struktura akt osobowych pracownika

Akta osobowe każdego pracownika dzielą się na pięć części:

• Część A: zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, takie jak CV, listy motywacyjne czy orzeczenia lekarskie z badań wstępnych.
• Część B: obejmuje dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jego przebiegu, w tym umowy o pracę, oświadczenia pracownika dotyczące danych osobowych czy potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy.
• Część C: zawiera dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, takie jak oświadczenia o wypowiedzeniu umowy czy kopie wydanego świadectwa pracy.
• Część D: dotyczy odpowiedzialności porządkowej pracownika, zawiera kopie zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z odpowiedzialnością dyscyplinarną.
• Część E: obejmuje dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu.

Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Niezależnie od wybranej formy, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia poufności, integralności, kompletności oraz dostępności dokumentów w warunkach niegrożących ich uszkodzeniem lub zniszczeniem. W przypadku prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej, konieczne jest zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych gwarantujących bezpieczeństwo danych. Jeśli poszukujesz obsługi księgowej firm w Warszawie Włochy, nasze biuro księgowe zapewnia kompleksowe wsparcie w zakresie dokumentacji kadrowej, pomagając uniknąć błędów formalnych.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez okres zatrudnienia pracownika oraz przez dodatkowy okres:

• 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku.
• 50 lat od ustania stosunku pracy, dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.
• 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny do ZUS, dla pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku, pod warunkiem złożenia tego raportu.

Po upływie wymaganego okresu przechowywania, pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o możliwości odbioru dokumentacji. W przypadku jej nieodebrania, dokumentacja powinna zostać zniszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.